Generalmente, una auditoría empieza con una propuesta basada en análisis autoiniciados o evaluaciones de riesgo de los programas del Departamento de Vivienda y Desarrollo Urbano (HUD) de los Estados Unidos, inquietudes expresadas por los funcionarios del programa de HUD, solicitudes del Congreso, quejas enviadas a nuestra línea directa y referencias internas de otros componentes de la OIG. También realizamos auditorías que están regidas por las leyes y regulaciones.

La etapa de la encuesta comienza cuando la gerencia de Auditoría aprueba la propuesta y notificamos a HUD que estamos iniciando la auditoría de HUD misma; o, notificamos a HUD y a un participante externo del programa que estamos iniciando una auditoría de la entidad externa. Después de la notificación, se lleva a cabo una conferencia de ingreso para presentar la auditoría, abordar las preguntas y recopilar información que el auditado ha recopilado en preparación para el inicio de la encuesta. Durante la encuesta, el equipo de auditoría realiza trabajo de campo para comprender las operaciones y los controles internos del auditado relevantes al objetivo, y para realizar pruebas preliminares para confirmar el enfoque de auditoría planificado. Si el equipo de auditoría identifica un incumplimiento potencial o real con las leyes o regulaciones, deficiencias en los controles internos, mal uso de los fondos de HUD u otras deficiencias, el equipo pasa a la etapa de auditoría. Dependiendo de las inquietudes identificadas, el equipo de auditoría puede ajustar el objetivo, el alcance o la metodología antes de pasar a la etapa de auditoría. Si el equipo de auditoría no identifica suficiente preocupación como para continuar con la siguiente etapa, la encuesta finaliza y no se realiza ninguna auditoría.

La etapa de auditoría abarca la mayor parte de nuestro trabajo exterior y se centra en abordar completamente el objetivo de la auditoría. En la etapa de auditoría, el equipo de auditoría aprende más sobre el auditado y su uso de los fondos de HUD mediante la realización de análisis profundo de la documentación del auditado y los datos del sistema, la realización de entrevistas y la realización de pruebas de auditoría. A lo largo de este proceso, el equipo de auditoría se está comunicando con HUD y la entidad externa, según corresponda, con respecto a las deficiencias identificadas (hallazgos). El equipo de auditoría proporciona esquemas de identificación al auditado que identifican la deficiencia, la razón de la deficiencia y recomendaciones para la acción correctiva. Antes de completar el trabajo exterior de auditoría, realizamos una reunión de mensajes internos que, en última instancia, enmarca el mensaje de informe y el equipo de auditoría completa el trabajo exterior.

Sobre la base de los resultados del trabajo exterior, se prepara un borrador del informe y se le entrega a HUD y al auditado externo (si corresponde). Poco después se hace una conferencia de salida para discutir el borrador del informe y abordar las preguntas o inquietudes del auditado. Le pedimos al auditado que responda con comentarios escritos sobre el informe dentro de 10 a 15 días, los cuales incorporamos en el informe final. El equipo de auditoría evalúa la respuesta e incluye esa evaluación en el informe final también. Emitimos el informe final a los funcionarios de HUD, a la entidad auditada (si no es HUD) y a miembros del Congreso; luego publicamos el informe en unos 3 días para que el público en general lo pueda ver.

La cuarta y última etapa es el proceso de resolución de la auditoría. En esta etapa, nuestra oficina y HUD se coordinan para llegar a un consenso sobre cómo resolver los problemas y las recomendaciones. HUD propone una decisión de la administración (acción correctiva) para nuestra consideración, y trabajamos con HUD para lograr una resolución aceptable dentro del objetivo de HUD de 120 días a partir de la emisión del informe. Por ley, HUD y nuestra oficina deben llegar a decisiones de administración aceptables dentro de 180 días, pero la meta de HUD es de 120 días para garantizar que los impasses se puedan resolver antes de llegar a los 180 días. HUD también tiene el objetivo de que todas las acciones correctivas se completen dentro de 1 año de la decisión de la administración. Sin embargo, esto no es posible en ciertos casos, y en esos casos, se establece un período de acción final más largo. Una vez que se toman las medidas correctivas para resolver una recomendación, y HUD ha proporcionado evidencia de apoyo suficiente, nuestra oficina cierra la recomendación.