Nuestros procesos de evaluación se adhieren a los Estándares de Calidad para Inspección y Evaluación. Estos procesos se llevan a cabo en cuatro fases: (1) planificación, (2) trabajo exterior, (3) informes y (4) resolución, los cuales se describen a continuación.

Nuestro objetivo es siempre proporcionar a tiempo información suficiente, competente y relevante. Para cumplir con el estándar de puntualidad, la Oficina de Evaluación (OE) se ha apartado y se desviará de los pasos descritos para satisfacer las necesidades de una evaluación en particular. Comunicamos cualquier desviación con la oficina bajo revisión.

Generalmente, una evaluación comienza con una inquietud que nos envía la Oficina del Inspector General, a través de una carta de solicitud del Congreso, de funcionarios departamentales, en base a una queja por la línea directa o mediante referencias de otros componentes de la Oficina del Inspector General. Además, también iniciamos auto-evaluaciones basadas en la investigación de los programas del Departamento de la Vivienda y Desarrollo Urbano (HUD) de los Estados Unidos. También, realizamos evaluaciones que las leyes o regulaciones exigen, como nuestra evaluación anual del cumplimiento de HUD con la Ley Federal de Modernización de la Seguridad de la Información de 2014 o FISMA.

Las evaluaciones tienen casi exclusivamente un enfoque amplio, o sea, departamental o de agencia o de programa completo. Aunque una evaluación puede centrarse en una ubicación específica (por ejemplo, la Autoridad de Vivienda del Condado de Alexander (ACHA)), la evaluación en sí se centra en las acciones de HUD (por ejemplo, la supervisión de HUD de ACHA) en lugar de la entidad específica.

Después de recibir o identificar un problema, OE reúne a un equipo para trabajar en la evaluación. El equipo crea objetivos de evaluación y un plan, que llamamos diseño de estudio, para lograr el (los) objetivo(s). El diseño guiará el trabajo del equipo a lo largo de la evaluación, pero pordría cambiar para rendir cuenta de nueva información. El diseño se revisa internamente y se aprueba para compartir con HUD.

El Inspector General Adjunto (AIG) comparte el diseño, junto con una carta de notificación, con la agencia o agencias de HUD apropiadas. Trabajamos con la agencia para establecer una conferencia de ingreso para describir el proceso de evaluación, junto con los requisitos y expectativas para HUD; discutir el trabajo de evaluación planificado; establecer puntos de contacto; y solicitar los documentos que necesitamos para la evaluación.

Una vez finalizada la conferencia de entrada, el equipo de evaluación pasa a la fase de trabajo exterior. Según sea necesario, el equipo llevará a cabo el trabajo exterior en el lugar específico. Sin embargo, la mayor parte del trabajo exterior de evaluación ocurre en nuestras oficinas centrales. Durante el trabajo exterior, recolectamos evidencia a través de entrevistas con funcionarios departamentales y revisando documentos. Luego, analizamos esta evidencia para identificar áreas donde el HUD puede mejorar. Usando la evidencia y nuestro análisis, creamos los resultados preliminares. Un hallazgo es un sistema lógico que describe el rendimiento de lo que se está revisando y responde a los objetivos de la evaluación.

Mediante el uso de los datos recopilados, el equipo comparte los hallazgos preliminares a través de una conferencia narrada con otros miembros de la OE y expertos en la materia dentro de la Oficina del Inspector General, según corresponda. La intención de la conferencia de narración es determinar si los resultados son completos y convincentes. Se anima a los participantes de la conferencia a hacer preguntas difíciles sobre los datos recopilados y los hallazgos propuestos y las recomendaciones resultantes. Si la conferencia indica que se necesita más trabajo exterior, el equipo completa ese trabajo. De lo contrario, el equipo redacta sus conclusiones y recomendaciones en un borrador de informe de trabajo utilizando las conclusiones que ha desarrollado. El borrador del informe de trabajo concluye la fase de trabajo exterior.

Creamos un borrador de informe de trabajo para compartir nuestros hallazgos y recomendaciones provisionales con HUD y para solicitar comentarios de los funcionarios de HUD. Si bien siempre nos mostramos receptivos a las opiniones de los funcionarios de HUD, conservamos la independencia y el control sobre nuestro trabajo en cada etapa. La AIG envía el borrador del informe de trabajo a la agencia o agencias apropiadas, y el equipo programa una conferencia de salida con los funcionarios de HUD.

En la conferencia de salida, el equipo presenta los hallazgos y recomendaciones y solicita comentarios preliminares de la agencia. Si la agencia puede proporcionar razones convincentes por las cuales cualquier información presentada en el borrador de trabajo podría no ser completa o convincente, el equipo tomará esas observaciones bajo consideración. El equipo también le brinda a la agencia la oportunidad de proporcionar cualquier comentario adicional por escrito sobre el informe dentro de un plazo de 5 días después de la conferencia de salida. La intención de estos comentarios es garantizar la exactitud técnica de la información del reporte antes de compartirla con HUD como borrador.

Aproximadamente 5 días después de la conferencia de salida, AIG envía el borrador del informe a la agencia para su revisión y comentarios formales. Por lo general, otorgamos a la agencia 30 días o menos para proporcionar comentarios formales por escrito sobre el informe. Estos comentarios se incluyen en el informe, junto con nuestra respuesta, y se empaquetan en un informe final. Emitimos el informe final a HUD, lo compartimos con los miembros del Congreso según corresponda, y luego publicamos el informe en nuestro sitio Web dentro de unos 3 días.

La fase de evaluación final es el proceso de resolución de recomendaciones. En esta fase, coordinamos con los funcionarios de HUD para llegar a un consenso sobre cómo resolver las recomendaciones. Los funcionarios de la agencia proponen una decisión administrativa para nuestra consideración. Trabajamos con HUD para llegar a una decisión administrativa aceptable dentro de la meta de HUD de emitir un informe dentro de 120 días. El objetivo de HUD es de 120 días para asegurar que cualquier impasse se pueda resolver antes de llegar a los 180 días, el requisito legal para llegar a una decisión administrativa. Si no podemos llegar a una decisión de administrativa, elevamos la recomendación a los funcionarios de mayor rango dentro de HUD.

HUD también tiene el objetivo de que todas las acciones correctivas se completen dentro de 1 año de la decisión administrativa. Sin embargo, algunas recomendaciones requieren más de 1 año para completarse. En esos casos, y según corresponda, acordamos un período de acción final más largo. La OE usa memorandos formales para comunicarse con la agencia para rastrear el progreso de las recomendaciones. Normalmente, nos comunicamos con la agencia cada 90 días. Una vez que se toman las medidas correctivas para resolver una recomendación, y HUD ha proporcionado evidencia de apoyo suficiente, nuestra oficina cierra la recomendación y lo notifica a la agencia a través de un memorando. Si la agencia no está haciendo un progreso oportuno en la resolución de la recomendación, elevamos la recomendación a los funcionarios de mayor rango dentro de HUD. El estado de todas las recomendaciones hechas por la OE se informa Informes semestrales al Congreso.